Miksi budjetti kirkastaa ideaa paremmin kuin työsuunnitelma?

"Aikaisemmin olen ajatellut, että se työsuunnitelma on se, mistä pitää aloittaa, mutta nyt tajusin, että budjetti on itse asiassa paljon kirkastavampi myös itselle," toteaa Helena Rängman Apuraharänttiä-podcastin neljännessä jaksossa. 

Apuraharänttiä on podcastin muodossa julkaistu kokoelma aidoista valmennustilanteista, joissa näyttelijä Helena Rängman hioo rahoitushakemusta Intohiomon ohjauksessa.

Kulisseista voin paljastaa, että nyt, muutamia kuukausia myöhemmin tapaamisen äänityksen jälkeen, Helena kertoi, että tuntuu hullulta, miten pieneltä oivallukselta tämä tuntui vielä tuolloin, mutta saattaa olla jopa merkittävin ajatusten niksahtaminen koko matkalta. Kevään aikana kirjoitetut hankesuunnitelmat ovat olleet paljon selkeämpiä ja kevyempiä kirjoittaa juuri siitä syystä, koska Helena on laatinut ne seuraavassa järjestyksessä: Ensin budjetti ja aikataulu, sitten vasta varsinainen hankesuunnitelma-liite.

Budjettia ja aikataulua laatiessa on tehtävä konkreettisia valintoja hankkeen suunnasta, mikä kirkastaa huomattavasti omia ajatuksia hankkeesta, jolloin hanke on myös helpompaa esittää kirkkaasti ulkopuoliselle arvioijalle.

Realismia vai optimismia, nöyryyttä vai epäuskottavuutta

Budjetin laatiminen on monille tuskastuttavin osuus apurahan hakemista, koska siihen liittyy tyypillisesti sekä epätietoisuutta että valtavasti valintatilanteita.

On vaikeaa luoda hahmoa idea-asteella olevalle hankkeelle. On vaikeaa lyödä asioita lukkoon, kun on vielä niin paljon liikkuvia osia, jotka vaikuttavat toisiinsa. On vaikeaa tehdä lupauksia tulevaisuudesta, kun ei osaa ennustaa.

Meidät on suomalaiskansallisesti myös harjaannutettu pitämään pessimismiä realismina, ettemme vain nuolaisisi liian aikaisin tai ilakoisi liiallisesti ennen itkua. Parempi olla nihkeä, synkkä ja vaatimaton, niin ei hävetä sitten jälkikäteen.

Toisaalta halutaan olla sillä tavalla optimistisia, että osoitetaan, että meille kannattaa antaa, koska “me kyllä tehdään HALVALLA”, mikä sitten saattaakin näyttäytyä budjettia lukeville kokeneille silmille epärealistisena. Arvioitsija saattaakin pohtia, onko hakija todella näin kujalla, ettei ymmärrä, mitä tällaisen hankkeen toteuttaminen todellisuudessa vaatii tai mitä kaikkia kuluja siihen liittyy. 

Miten arvioida yhteistyökumppaneiden tuki?

Yksi usein pähkäilty kysymys budjetin laatimisessa on se, miten huomioida resurssit, jotka ovat käytössä maksutta. 

"Pitäisikö merkata budjettiin esimerkiksi tilavaraus, jos mä saan teatterilta käyttää niiden harjoitussalia ilmaiseksi?" pohtii Helena.

Vastaus on: kyllä kannattaa merkitä sen arvo, ja mainita, että rahoitus tulee yhteistyökumppanilta. Näin rahoittaja näkee sekä hankkeen todellisen kulurakenteen että yhteistyökumppanin sitoutumisen.

Suunnitelma ei ole lupaus - se on työkalu

Yksi aikataulun ja budjetin suunnittelemisen kangistaja on kyvyttömyys ennustaa tulevaa. Jos tämä on aiheuttanut sinussa levottomuutta, minulla on hyviä uutisia: Kukaan muukaan ei osaa ennustaa, joten kyse ei ole sinun hahmotuskykysi puutteellisuudesta. 

Hakemustasi lukevat ovat hyvin tietoisia siitä, että hankesuunnitelmasi on suunnitelma, ei profetia. Ja itsekin kulttuurialan ammattilaisina he tuntevat luovan työn luonteen, sen, että luova sisältö elää luodessa, sekä sen, että hankkeissa kierresyötöt ja katastrofipaniikit ovat enemmän sääntö kuin poikkeus. Siksi suunnitelmissa on joustoa.

"Siis tämä on suunnitelma ei lupaus ja kahle," muistuttaa Suvi. 

Tämä on vapauttava oivallus monelle hakijalle, joka pelkää sitoutuvansa liian tiukasti alkuperäiseen suunnitelmaan. Apuraha on joustava rahoitusmuoto ja säännöt useimmiten antavat tilaa kohtuullisille muutoksille. Varsinkin yksityisen sektorin rahoittajien kohdalla voi olla paljonkin liikkumavaraa.

Tärkeintä kaikille osapuolille on, että hanke ja sen tuoma mahtavuus toteutuu - ei se, että kaikki tapahtuu täsmälleen alkuperäisen suunnitelman ja aikaataulun mukaan.

🎧 Kuuntele neljäs jakso, jossa Helena Rängman ja Suvi Heikkilä käyvät läpi apurahahankkeen käytännön suunnittelua. Saat konkreettisia vinkkejä budjetin laatimiseen ja ymmärrät, miksi hyvä suunnittelu on investointi sekä hankkeeseen että omaan selkeyteen.

https://www.intohiomo.fi/podcasts/apuraharanttia/episodes/2149039297 

***

Intohiomon Apuraharänttiä-podcast tarjoaa vertaistukea ja tietoa kaikille luovan alan ammattilaisille, jotka painivat samojen kysymysten äärellä: Miten kirjoittaa hakemus, joka välittää vision kirkkaana? Pitäisikö tekstin olla asiallista vai tunteikasta? Ja miten selviytyä kielteisistä päätöksistä horjumatta?